Coupa: Ein digitalisierter Einkaufsprozess – Steigerung der Effizienz und Transparenz bei Sasol Chemicals
Sasol freut sich, Coupa vorstellen zu dürfen, eine cloudbasierte Plattform für Beschaffungs- und Ausgabenmanagement, der Unternehmen weltweit vertrauen. Diese Umstellung wird die Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessern, indem Beschaffung, Rechnungsstellung und Zahlungen in einem effizienteren, transparenteren und benutzerfreundlicheren System optimiert werden. Unser Ziel ist es, Partnerschaften zu stärken, indem wir Transaktionen vereinfachen und den Verwaltungsaufwand reduzieren. Sasol Chemicals ging mit dem Piloten im April 2025 bei Sasol Italien live, die vollständige Einführung in Europa, Asien und Amerika ist für 2026 geplant. Lieferanten müssen sich für das Coupa Supplier Portal (CSP) registrieren, um Bestellungen (POs) zu erhalten, Rechnungen einzureichen und Zahlungen zu verfolgen.
Unsere FAQs und weitere hilfreiche Dokumente finden Sie am Ende der Seite.
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die Coupa Ihnen bietet:
- Schnellere Rechnungsbearbeitung und Zahlungen – Coupa optimiert die Einreichung und Genehmigung von Rechnungen, reduziert Verzögerungen und sorgt für pünktlichere Zahlungen.
- Echtzeit-Transparenz – Echtzeit-Statusaktualisierungen zu Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen.
- Vereinfachte Bestellverwaltung – Bestellungen werden elektronisch über Coupa versendet.
- Verbesserte Kommunikation – Coupa bietet eine zentralisierte Plattform für die Kommunikation und Problemlösung, wodurch der Bedarf an E-Mail-Korrespondenz minimiert wird.
- Self-Service-Portal – Lieferanten können jederzeit ihre eigenen Kontodaten verwalten, Rechnungen einreichen und den Zahlungsstatus überprüfen.
Verwalten Ihres Unternehmensprofils
Sasol Chemicals empfiehlt allen Lieferanten dringend, sich auf dem Coupa-Lieferantenportal zu registrieren.
Wenn Ihr Unternehmen noch nicht registriert ist, erhalten Sie eine E-Mail-Einladung mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung des Registrierungsprozesses.
Um Ihnen zu helfen, haben wir eine Kurzanleitung mit den erforderlichen Informationen vorbereitet:
Lieferantenkonto im Coupa Supplier Portal anlegen und aktualisieren
Sourcing Events
Sie erhalten E-Mail-Einladungen zur Teilnahme an Sourcing-Events von „do_not_reply@sasolchem.coupahost.com“. Diese E-Mails enthalten einen Link zu Coupa, über den Sie auf die Veranstaltung zugreifen und Folgendes tun können:
- Veranstaltungsdetails anzeigen
- Fragen einreichen
- Ihre Teilnahme bestätigen
- Antworten direkt in der Plattform eingeben
Eine umfassende Schulung zur Navigation auf der Coupa-Plattform finden Sie unter dem folgenden Link:
Vertragsmanagement
Sobald Sie als Lieferant von Sasol ausgewählt wurden, werden alle vertraglichen Details über die Coupa-Plattform verwaltet. In Coupa können Sie Verträge direkt einsehen, bearbeiten und unterzeichnen.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Leitfaden zur Vertragskooperation.
Bitte beachten Sie: Bestehende Verträge werden automatisch in Coupa migriert und erfordern keine unmittelbaren Maßnahmen seitens der Lieferanten.
Katalogverwaltung
Coupa bietet Lieferanten mehrere Optionen, um Sasol Kataloginhalte zur Verfügung zu stellen. Sie können zwischen den folgenden Methoden wählen:
- Gehostete Kataloge – Melden Sie sich beim Coupa-Lieferantenportal an und laden Sie Ihren Katalog als CSV-Datei hoch.
- Punchout-Kataloge – Integrieren Sie Ihre Website in Coupa, sodass Benutzer einen Warenkorb auf Ihrer Website erstellen und zur Bearbeitung an Coupa zurückübertragen können.
Anleitungen zum Einrichten Ihres Katalogs finden Sie in den folgenden zusätzlichen Informationen.
Einen gehosteten Katalog erstellen
Kataloge im Coupa Supplier Portal verwalten
Wichtig: Bevor Sie einen Katalog im System erstellen, wenden Sie sich bitte an Ihren Sasol-Einkaufsbeauftragten.
Bestellungen
Bestellungen von Sasol werden per E-Mail versandt und enthalten einen Link zum Coupa-Lieferantenportal, über das Sie alle eingereichten Bestellungen verwalten können.
Für den Empfang und die Bearbeitung von Bestellungen stehen mehrere Optionen zur Verfügung:
- Email - Benachrichtigungen für Lieferanten
- Portal - Coupa-Lieferantenportal
- cXML - Direkte Systemintegration
Einzelheiten zum Anmelden und zur Verwendung der einzelnen Methoden finden Sie unter dem folgenden Link.
Eingabe von Dienstleistungen und Stundenzetteln
Lieferanten müssen ihre Dienstleistungen und Arbeitszeiten vor der Rechnungsstellung direkt in Coupa eingeben.
Um zu erfahren, wie Sie Dienstleistungsdaten im Coupa-Lieferantenportal (CSP) erstellen und verwalten können, laden Sie bitte die Kurzanleitung (QRG) herunter oder besuchen Sie die Hilfe-Website von Coupa über den untenstehenden Link.
Rechnungsstellung
Lieferanten von Sasol können den Status von Rechnungen und Gutschriften direkt im Coupa Supplier Portal (CSP) verfolgen.
Um zu erfahren, wie Sie Rechnungen über das Portal einreichen können, laden Sie bitte die unten bereitgestellten Schulungsunterlagen herunter.
FAQs und zusätzliche Schulungsunterlagen
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen und weitere hilfreiche Ressourcen:
