Coupa: un processo di acquisto digitalizzato – Miglioramento dell'efficienza e della visibilità in Sasol Chemicals
Sasol è lieta di presentare Coupa, una piattaforma cloud-based per la gestione degli acquisti e delle spese che gode della fiducia di organizzazioni di tutto il mondo. Questa transizione migliorerà la collaborazione con i fornitori semplificando gli acquisti, la fatturazione e i pagamenti in un sistema più efficiente, trasparente e intuitivo. Il nostro obiettivo è rafforzare le partnership semplificando le transazioni e riducendo gli oneri amministrativi. Sasol Chemicals ha lanciato il progetto pilota in Sasol Italia nell'aprile 2025, e completerà l’implementazione in Europa, Asia e nelle Americhe nel 2026. I fornitori devono registrarsi al Coupa Supplier Portal (CSP) per ricevere gli ordini di acquisto (PO), inviare le fatture e monitorare i pagamenti.
Troverete le nostre FAQ e altri documenti utili in fondo alla pagina.
Ecco alcuni dei principali vantaggi offerti da Coupa:
- Elaborazione delle fatture e pagamenti più rapidi: Coupa semplifica l'invio e l'approvazione delle fatture, riducendo i ritardi e garantendo pagamenti più tempestivi.
- Visibilità in tempo reale: aggiornamenti in tempo reale sullo stato degli ordini di acquisto, delle fatture e dei pagamenti.
- Gestione semplificata degli ordini di acquisto: gli ordini saranno inviati elettronicamente tramite Coupa.
- Comunicazione migliorata: Coupa fornisce una piattaforma centralizzata per la comunicazione e la risoluzione dei problemi, riducendo al minimo la necessità di scambi di e-mail.
- Portale self-service: i fornitori possono gestire i dettagli del proprio account, inviare fatture e controllare lo stato dei pagamenti in qualsiasi momento.
Gestione del profilo aziendale
Sasol Chemicals incoraggia vivamente tutti i fornitori a registrarsi sul portale fornitori Coupa.
Se la vostra azienda non è ancora registrata, riceverete un invito via e-mail con istruzioni dettagliate per completare la procedura di registrazione.
Per assistervi, abbiamo preparato una guida rapida che illustra le informazioni richieste:
Creazione e aggiornamento del vostro account fornitore nel CSP
Eventi di approvvigionamento
Riceverete inviti via e-mail a partecipare a eventi di approvvigionamento da "do_not_reply@sasolchem.coupahost.com". Queste e-mail includono un link a Coupa, dove potrete accedere all'evento e:
- Visualizzare i dettagli dell'evento
- Inviare domande
- Confermare la tua partecipazione
- Inserire le risposte direttamente nella piattaforma
Per una formazione completa su come navigare nella piattaforma Coupa, fai riferimento al link sottostante:
Gestione dei contratti
Una volta selezionati come fornitori Sasol, tutte le collaborazioni contrattuali saranno gestite tramite la piattaforma Coupa. All'interno di Coupa, è possibile rivedere, modificare e firmare facilmente i contratti direttamente.
Per una guida dettagliata, consultare la Guida alla collaborazione contrattuale.
Nota: i contratti esistenti saranno migrati automaticamente su Coupa e non richiederanno alcuna azione immediata da parte dei fornitori.
Gestione del catalogo
Coupa offre ai fornitori diverse opzioni per fornire i contenuti del catalogo a Sasol. È possibile scegliere tra i seguenti metodi:
- Cataloghi ospitati: accedere al portale fornitori Coupa e caricare il proprio catalogo utilizzando un file CSV.
- Cataloghi Punchout: integrare il proprio sito web con Coupa, consentendo agli utenti di creare un carrello della spesa sul proprio sito e trasferirlo nuovamente a Coupa per l'elaborazione.
Per indicazioni sulla configurazione del catalogo, fare riferimento alle informazioni di supporto riportate di seguito.
Create a hosted catalog (English)
Impostazione Catalogo Punchout
Gestione dei cataloghi in Coupa Supplier Portal
Importante: prima di creare qualsiasi catalogo nel sistema, contattare il proprio rappresentante Sasol Procurement.
Ordini di acquisto
Gli ordini di acquisto di Sasol saranno inviati via e-mail, includendo un link al portale fornitori Coupa dove potrai gestire tutti gli ordini inviati.
Sono disponibili diverse opzioni per la ricezione e l'elaborazione degli ordini:
- E-mail - Notifiche di azione da parte del fornitore
- Portale - Portale fornitori Coupa
- cXML - Integrazione diretta del sistema
Per i dettagli su come accedere e utilizzare ciascun metodo, fare riferimento al link sottostante.
Inserimento di servizi e fogli presenze
I fornitori sono tenuti a inviare le registrazioni dei servizi (entry sheet) e i fogli presenze direttamente in Coupa prima della fatturazione.
Per informazioni su come creare e gestire le registrazioni dei servizi nel portale fornitori Coupa (CSP), scaricare la Guida di riferimento rapido (QRG) o visitare il sito di assistenza Coupa utilizzando il link sottostante.
Fatturazione
I fornitori Sasol possono monitorare lo stato delle fatture e delle note di credito direttamente all'interno del Portale fornitori Coupa (CSP).
Le fatture attualmente inviate tramite SDI continueranno a seguire la procedura esistente. Una volta accettate da Sasol, è possibile monitorarne lo stato di pagamento tramite il CSP.
Per sapere come inviare le fatture tramite il portale, scaricare il materiale formativo fornito di seguito.
Domande frequenti e materiali di formazione aggiuntivi
Di seguito sono disponibili le risposte alle domande frequenti e ulteriori risorse utili:
